月別アーカイブ: 2014年11月

ムダ印刷のコストは年間900万円!? 社内の印刷コストを試算してみました


日々、オフィスでは膨大なドキュメントが複合機やプリンターで印刷されています。しかし、印刷すれば当然発生するコスト。意外に見落としがちですが、1枚1枚は少額でも積み重なるとどうなるのでしょうか…。今回は、オフィスの印刷物にかかるコストと費用削減の方法について考えました。

塵もムダ印刷も積もると大きい…積もれば…ミスプリントも全社的には大きなコストに!

文書等の電子化が進んでいるとはいえ、ドキュメントが印刷できる複合機、プリンターは相変わらず重要な設備として、オフィス内の地位を占めています。その日常業務に不可欠な複合機やプリンターには当然、維持や稼働の費用がかかります。

さらにインク・トナー代、用紙代、保守費、電気料金、管理するスタッフの人件費…なども含めると、そのコストは無視できないものです。隠れたコストセンターとなっているかもしれないこの費用、把握できていますか?今こそ、ムダなコストに“メス”を入れる時かもしれません。 続きを読む

総務部門が「今すぐ考えなければならない」情報セキュリティ対策とは?

昨今、大規模な情報漏えい事件・事故がよく報道されています。信頼ある通信教育大手や、大手インターネットプロバイダ等からですら、大量の顧客情報が流出して、大きな話題となる現在。企業内の様々な業務を考えなければならない総務部門は、どこまでカバーしなければならないのでしょうか?

個人情報が流出!その時、考えられる原因は?

「書類が入った封筒をどこかに置き忘れてしまった…重要文書じゃないし、まあいいか」
「メール誤送信してしまった…けれど、社内だったから謝れば済むかな」
こんな“うっかりミス”を経験したことがある人もいるかもしれません。しかし、「ヒヤリ」とした経験の先には、実は深刻な情報漏えいリスクが潜んでいるのです。 続きを読む

国が変わればコピー機・プリンター導入も変わる!?  日本と海外の“プリントアウトソース(MPS)”事情

プリントアウトソース(MPS)事情社内の複合機やプリンターの管理に「手間やコストがかかる…」と感じている企業は多いかもしれません。最近、こうした“複合機まわり”の煩雑な業務をまとめて社外にお任せできる、プリントアウトソース(MPS)が国内外で普及しています。しかし、“海外型”と“日本型”では異なる点も…。
※MPS:Managed Print Service:マネージド・プリント・サービス。複合機やプリンターの管理業務全般をアウトソーシングするサービスを指す。 続きを読む

情報漏えい経路の盲点に要注意!“ここ”が最も注力すべきだった

情報漏えい事件が後を絶ちません。情報漏えい対策は今や企業にとって必須課題ですが、どこから着手し、セキュリティ強化すべきなのかは悩みどころ。そこで今回は、情報の“流出口”について考えるとともに、その対策について考えました。

情報漏えい経路、最も多いのは「どこから」だと思いますか?

唐突ですが、問題です。
「情報漏えい経路」で最も多いのは、次のうちどれでしょうか?

 1.USBメモリ
 2.紙媒体
 3.電子メール
 4.インターネット
 5.PC本体

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ICカード社員証の一歩進んだセキュアな活用術…「入退室管理だけではもったいない」A社の場合

大企業で「普及率100%近い」といわれるICカードを利用した入退館の仕組み。社員証をかざし開錠して入退館・室するというのが今や当たり前の光景になりました。しかしその一方で、施錠された“内側”にはこんな危険も…。ある総務課長が見たリスクとは。

オフィスには危険がいっぱい!
リスクやムダが日常化していませんか?

A社では2000年代初めに、ICカードを社員証にするとともに、入情報漏洩事件退室管理への活用を始めました。ちょうど個人情報が施行される頃のことで、内部統制やコンプライアンス強化も大きな企業課題となっていました。初めはものものしく感じられたものの、今ではそれも当たり前に。カードをデスクに置き忘れて外出し、締め出される社員がいるのはご愛嬌ですが…。

そんなある日のこと。総務課長のB氏は朝、出社前に大きなニュースを目にしました。 続きを読む