あらゆるドキュメントを自由に、そして安全に。「SmartSESAME」が提供するドキュメントプラットフォーム


2019年4月1日に、長時間労働の是正などを盛り込んだ「働き方改革関連法」が施行されます。この法律は国が目指す「働き方改革」実現を目指したもので、この「働き方改革」の中にはテレワークなどを含む多様な働き方の実現も盛り込まれています。しかし、多様な働き方を実現するには、いくつもの課題があるのが現状です。今回はその課題のひとつである「ドキュメント周りの課題」解決に役立つソリューションを紹介します。

多様な働き方を実現するには、ドキュメント管理が成功の鍵となる


一人ひとりにあった多様な働き方を実現する際の課題のひとつに、「ドキュメント周りの課題」が挙げられます。テレワークやモバイルワークを認める一方で、重要書類は紙のドキュメントとしてオフィスに保管し、持ち出しは禁止するという規定が残っていれば、リモートワーカーでも結局はオフィスに出てこないと仕事ができないというケースもあるでしょう。また、外勤が多い営業の直行直帰を認める場合は、お客様に見せる資料や契約書などを大きな荷物として持ち歩かなければいけなくなり、置き忘れなどによる紛失のリスクも高まります。

多様な働き方を実現するには、社内ドキュメントを社外にいる社員でも容易に、セキュアにアクセスできて、なおかつ管理しやすい仕組みが必要になります。そのソリューションとして注目されているのが、クラウドを使ったシステムをドキュメント基盤に組み込んで活用する方法です。

「MultiScan!」で紙のドキュメントをクラウド化し、社外からでも参照可能に

ドキュメントをクラウドで管理する場合、まず問題になるのが紙のドキュメントの電子化です。一般的にはスキャンしたデータをクラウドに上げる必要がありますが、オフィスで使用されている複合機のメーカーや仕様がまちまちで、スキャンしてクラウドに上げ、フォルダに分けて整理するだけでも手間がかかるケースも珍しくありません。

そこで必要になるのが、マルチメーカーに対応し、クラウド化したあとのファイル整理も楽にできるシステムです。シーイーシーのスキャンソリューション「MultiScan!」(マルチスキャン)はマルチメーカー複合機に対応しているため、異なるメーカーの複合機であってもその操作や設定を共通化することができます。スキャンする際の保存フォルダやファイル名なども、個人認証をした本人のものしか表示されないため、誤って他の人のフォルダに送ってしまうことも防げます。また、Box社が提供するクラウドストレージ「Box」とも連携できるので、社内だけでなく顧客や取引先など社外とのドキュメント共有も簡単に行えます。

「コンビニプリント」でドキュメントをセキュアにプリント

クラウド化したドキュメントの中には、見積書や契約書など印刷してお客様に渡す必要がある書類もあります。こういったドキュメントをセキュアに印刷することもまた、多様な働き方を実現するために解決すべき課題のひとつです。社内でしか印刷ができないようであれば、外回りが多い営業や、リモートワークを行う社員は不便を強いられることでしょう。

シーイーシーの「コンビニプリントサービス」を使えば、社内のドキュメントやクラウド上のドキュメントを、全国のほぼ全てのコンビニのマルチコピー機で印刷することができます。またプリント料金は会社にまとめて一括請求されますので、社員の立替精算処理も不要です。

また、「SecurePrint!」は社内での文書印刷もロケーションフリーで行える利点があります。同じ社屋の違うフロアにいるときなどはもちろん、違う拠点にいても印刷ができるので、出張時などにいつもの拠点から書類や資料一式を印刷して持っていく必要はありません。また、印刷時には個人認証を行うため書類の取り違いや放置も防げ、機密性の高い書類もセキュアに取り扱うことができます。

「SmartSESAME」をドキュメント基盤として活用し多様な働き方の実現へ


シーイーシーのオフィスセキュリティソリューション「SmartSESAME」は、ドキュメントのIN(取り込み制御:「MultiScan!」)から、ドキュメントのOUT(印刷制御:「SecurePrint!/コンビニプリント」)をセキュアに実現するだけでなく、デバイス管理(PC二要素認証:「PCログオン」、印刷機器の統合ログ管理:「M’s eye」)をも備えた総合的なドキュメントプラットフォームです。場所や時間を選ばない多様な働き方を実現するためには、安全で使いやすいドキュメント基盤づくりが必要です。働き方改革に対応するために多様な働き方を社内に導入したいと考えるなら、ドキュメントプラットフォームの整備から始めてはいかがでしょうか。

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