「第10回 オフィスセキュリティ EXPO」フォトレポート~マイナンバーと文書電子化の関係

2015年7月8日(水)から10日(金)の3日間にわたり、東京ビッグサイト(東京都・江東区)で、「総務・人事ワールド2015」が開催。その中の1つとして「第10回 オフィスセキュリティ EXPO」が開催されました。大規模な情報漏えい事件が度々起きている昨今、情報セキュリティ対策の見直しを検討している企業も多いことでしょう。そしてさらに2015年10月からはマイナンバーの通知が始まります。今回は、こうした動向を踏まえたセミナーの様子と展示について写真とともにレポートします。

セミナーレポート…マイナンバー対応は急務!文書電子化との関係は?

展示会場の入り口付近に設けられたセミナースペース。立ち見の人がいるほど盛況だったセミナーの1つが『電子帳簿保存法のこれからとスキャン・認証印刷、マイナンバー対応について』。特に多くの人々が耳を傾けていたのが「マイナンバー対応」関連の話題でした。その内容をダイジェストでお届けしましょう。

電子帳簿保存法のこれからとスキャン・認証印刷、マイナンバー対応について

ご存知の通り、2015年10月にマイナンバーが国民1人ひとりに通知されます。それを受け手企業は、従業員の健康保険・厚生年金、各種税金等の手続きのために、マイナンバーを収集する必要が生じます。そのために、まさに今、「何をすべきか。着手すべきか。」という、実践のフェーズに入ってきています。そのため、企業のICT分野の関心をまとめた調査(シーイーシー社調べ・2015年)によるとやはり、2015年から取り組みたい内容の上位に、マイナンバーは位置付けられています。

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そして、マイナンバー対応と実は関係が深いのが「文書電子化」です。その背景について、次のように紹介しています。

まず、企業が従業員からマイナンバーを収集する際に必要となるのが、「番号確認」と「身元確認」できる書類。これを整理すると次のようになります。

<「番号確認」できる書類>
・個人番号カード(裏面)
・通知カード
・個人番号が記載された住民票の写し

<「身元確認」できる書類>
・個人番号カード(表面)
・運転免許証、パスポートなど(顔写真付き公的身分証明書)

これらの書類を収集するに当たり、企業にとっては次のような課題が新たに生じることになります。

 <収集時期>
2016年秋頃までに、全従業員とその扶養家族の情報を収集

<収集方法>
対面、郵送、オンライン収集など(企業により異なる)

<管理方法>
・紙文書(コピー等)
・文書電子化

<セキュリティ>
「特定個人情報」の取り扱いに該当、情報漏えい、不正利用が起きないよう厳格な管理が必要

マイナンバーで加速する電子文書化対応

マイナンバー制度が始まることで生じる新たな課題。これに備えるためにも、次のような4つの対策が考えられます。

(1)素早く効率的に収集できること
(2)コストをかけずに適切に保存・管理できること
(3)個人情報を適切に管理し、情報漏えい対策を行うこと
(4)紛失や破損・災害等のリスクに備えること

この4つのポイントを考えると、マイナンバーを保存する際にはやはり紙文書よりも「文書電子化」することの方が、メリットとして大きいと考えられます。

これまで、他のコラムでも紹介しましたが、マイナンバーも他の文書と同様、電子化してそれを適切に管理できる仕組みを持つことが、効率的な運用方法の1つと言えそうです。

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実機体験レポート…マイナンバー収集の流れを体験しました

次に、セミナー会場から展示場内に移動してみましょう。ちなみに今回の「総務・人事ワールド」の来場者は主催者によると、7月8日は1万724人、9日は1万1,175人、10日には1万3,118人が来場し、合計すると3万5,017人と大盛況。多くの人が訪れていました。その中でも目的の「マイナンバー収集」を文書電子化するブースへと歩みを進めます。

オフィス セキュリテイ EXPO

本ブースで展示されているのは、「あらゆる紙媒体のドキュメントを、一元的に管理することで業務効率化を推進するとともに、セキュアな環境で運用管理できるようになる」仕組みです。その中でも、マイナンバーを収集・管理する仕組みを実体験してみました。

その流れを写真とともに見ていきましょう。

(1)マイナンバー収集に必要な「番号確認」と「身元確認」できる書類を用意。

(2)上記書類をスキャンするための複合機を使うためは「ICカードで認証」しなければなりません。認証することで、「誰が」「どの複合機を使ったのか」「どんな内容の操作を行ったのか」もすべて記録されることになります。ここに1つ、重要なセキュリテイ対策が実施されていることがお分かりでしょう。

(3)ここでは、個人番号(マイナンバー)カードと、運転免許証を同時にスキャンします。あらかじめ用意されたテンプレートの枠内に、それぞれ該当書類を設置します。

マイナンバー収集に必要な「番号確認」と「身元確認」できる書類を用意。

(4)書類をセットしたらスキャンを実行。パネルに「番号確認」と「身元確認」双方が映し出されていることが分かります。

マイナンバー収集に必要な「番号確認」と「身元確認」できる書類を用意。

(5)スキャンされた画像内からOCRで、「マイナンバー」等を抽出。社内どの複合機からスキャンしても、マイナンバー上はクラウド上のシステムに一元的に管理されます。そのシステム内でフォルダ分けされるなどして、マイナンバーデータベース等として保存し活用されることになります。この流れについては、下図に分かりやすくまとめてありました。

マイナンバー収集・管理対応

本展示会のセミナーと実機体験を合わせて体験することで、効率的かつセキュアなマイナンバー管理方法を理解することができました。

マイナンバー制度が始まることで、その収集を「どうすべきか」と真剣に考え始めた企業も多いことでしょう。実機体験などを通じて、その流れを体感することもおすすめです。

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