文書電子化の基本と最新事情…規制緩和で領収書も“スキャナー保存”可の時代へ

紙文書の電子化に欠かせない「スキャナー」。2005年のe-文書法文書の電子化施行以来、企業の業務効率化やペーパーレス化に大きく貢献してきました。しかし一方で、国税関係の帳簿・書類(領収書等)は制限が多く、あまり電子化が進んでいない分野でした。この分野も2015年1月、電子帳簿保存法の規制緩和でスキャナー保存対象の幅が大きく広がりました。企業の文書電子化はさらに促進しそうな気配が漂っています。そこで今回は、文書電子化の基本をご紹介するとともに、電子帳簿保存法の規制緩和についてまとめました。 続きを読む

「またか…」コピー機・プリンターの順番待ちでの苦情、なんて答える?印刷における業務効率化とコスト削減のヒント

文書の電子化やペーパーレス化が進んでいるとはいえ、日常の業務の中で「紙」を使わない日はありません。未だにオフィスにコピー機やプリンターは必要不可欠なものでしょう。しかし、コピー機やプリンターの“交通整理”ができていないと、利用者の待ち時間が長くなり、社内から苦情が出ることも。そこで今回は、コピーやプリンターの順番待ちの苦情とどう向き合うか考えてみましょう。印刷コスト削減にも関わってくる話題です。

プリントやコピー待ちの時間が長いと苦情を言われる総務部門印刷が業務効率化の妨げにならないために、今すぐできる工夫

「プリント待ちの時間が長いのだけれど…」
「コピー、急いでいるんだけれど、全然空かない…」
今や全従業員がPCを使用して文書を作成する時代。プリンターから出力される文書も必然的に増え、プリントアウトの待ち時間も発生してきます。また、打ち合わせ資料として未だに紙媒体は便利と考える人も多く、コピー機は年中フル稼働。デジタル化は進むのに印刷量は増え、印刷待ちで苦情が出る、あるいはストレスに感じる従業員がいる…という状況は好ましい業務環境ではありません。では、総務部門に苦情や相談が寄せられた場合、どうすればよいのでしょうか? 続きを読む

OA機器の消費電力を抑える10の方法!印刷コストもこうして削減

情報化が進んだ最近のオフィス環境では、PCをはじめ、数多くのOA機器が同時に稼働しています。その電力消費量はオフィス全体の約2割とも言われています(詳細は後述)。そこで今回は、総務部門が考えるべき省電力化と電気料金の削減方法について10の方法をご紹介します。

OA機器の消費電力は2割以上を占めている

社内のOA機器の電力消費量抑制と言うと、「それは情シスが消費電力の少ないIT機器を導入すれば…」と考える方もいらっしゃるかもしれません。もちろん、それも重要なことですが、総務部門にとっても無関係ではないことばかりです。

経済産業省の2014年度「冬季の節電メニュー」では、オフィスビルにおいて、その8割を占める空調(28%)、照明(33%)、OA機器(パソコン、コピー機等…21%)の3つの節電が重要と指摘しています。その内訳を見ると次のようになっていることが分かります。

出典:資源エネルギー庁推計

出典:資源エネルギー庁推計

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業界ウソホント…メーカーが混在していると「認証印刷」ソリューションは使えない?

複合機やプリンターがないオフィス…というのは、なかなか考えられません。社内を見渡すと、複数の複合機やプリンターがあるのは一般的かと思いますが、それらすべて同じメーカーのものでしょうか。セキュリティ強化策の一環としてICカード等による「認証印刷」の普及が進む今、多くのメーカーの製品が混在することはデメリットになるのでしょうか?

「認証印刷」と複合機・プリンターメーカーとの関係は?

マルチメーカーと認証印刷これまで情報漏えいの盲点となりがちだった紙媒体。ICカードを用いて認証しないと文書が印刷できないようにしたり、「誰が、いつ、何を印刷したのか」というログを取得したりする「認証印刷」の仕組みを構築することは、情報漏えい対策として有効です。

「今や企業にとって、認証印刷の仕組み作りは、セキュリティ強化と印刷コスト抑制施策の一環として欠かせない。認証印刷の仕組み作りに着手しなければ!」 続きを読む

大事なログ管理、忘れていませんか?印刷・コピー・ファックスが“抜け穴”にならないために

操作ログの管理「情報漏えい事件」が発生した時、原因を特定できるのはなぜでしょうか?…それは、「ログ(通信等の記録)」という“犯行の痕跡”を企業が常に取得しているからと考えられます。しかし、情報漏えいが多発しながらも、「ログ」の取得が徹底できていない経路があるのです。これを放っておいてもよいものでしょうか? 続きを読む

まだパスワードを付箋で貼っている?「PC認証、もっと簡単ならいいのに…」

「営業部の課長、PCにパスワードを書いた付箋を貼りつけている。危ないな…」
もちろん、特定の部署に限った話ではありませんが、今なおログインパスワードを付箋に書いた紙をPCに貼っていたり、分かりやすい場所にメモを貼っていたりというケースが後を絶ちません。それどころか、このような人が今後も増えるという可能性も…一体、なぜなのでしょうか?

セキュリティ強化が、社員を時代に逆行する“抜け道”へと導く?

とある製造業A社に勤務するO氏の場合。PCにパスワードを書いたメモを貼り付けている
出社したらまずPCを立ち上げてIDとパスワードを入力【A】。メールチェックをしたら「業務開始」とWebブラウザから業務アプリケーションに、IDとパスワードを入力してログイン【B】。さらに管理者権限が必要な設定を行う際にはまた、別のIDとPassでログイン【C】。次に、経理関係の情報が必要になり業務アプリケーションにログイン【D】。また別の業務を行う時には…。

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「放置印刷」が大問題となったある企業の事件簿~モデルケースで考える

さまざまな経路から漏れる大事な情報。PCからの情報漏えいに注意がいきがちな昨今のデジタル時代。しかし、意外な盲点となりがちなのが、アナログからの情報経路。そこで今回は、ある総務部が体験した、大きな情報漏えい一歩手前まで陥った“事件”をモデルケースで紹介します。

 放置プリントに注意契約書の内容を確認しようと印刷したら…

某社の総務部門・S氏。勤務年数は数年ながらも、業務はてきぱきとこなし、部署内の重要案戦力として期待されている若手です。取引先や顧客情報についても把握していることから、その整理や管理の補佐なども任せられる、信頼できる戦力として活躍してもらっていました。

そんなある日、S氏は顧客A社の契約書作成を依頼されました。 続きを読む

社内セキュリティ強化の死角…複合機やプリンター、紙周りを考えよう

情報漏えい事件が大きくクローズアップされるようになった昨今、企業は不正アクセス対策やウイルス対策、暗号化など、様々なセキュリティ対策を行いました。しかし、見落としがちな“穴”が残されていることも。どんなに対策しても、小さな“穴”の見落としから大きな漏えい事件に発展しないとも限りません…。そこで今回は、従来してきた対策を振り返るとともに、今後、必要となる情報漏えい対策について考えてみましょう。

現実に起きている、社外秘文書持ち出しによる漏えい事件情報漏洩

もし、「社外秘」のスタンプを押された文書を不意に見つけた時、あなたならどうしますか?また、ほかの従業員はどのようにすると思いますか?

「迷わず、それを手に取り、ポケットかカバンに入れ、何食わぬ顔でオフィスを後にする」… 続きを読む

ムダ印刷のコストは年間900万円!? 社内の印刷コストを試算してみました


日々、オフィスでは膨大なドキュメントが複合機やプリンターで印刷されています。しかし、印刷すれば当然発生するコスト。意外に見落としがちですが、1枚1枚は少額でも積み重なるとどうなるのでしょうか…。今回は、オフィスの印刷物にかかるコストと費用削減の方法について考えました。

塵もムダ印刷も積もると大きい…積もれば…ミスプリントも全社的には大きなコストに!

文書等の電子化が進んでいるとはいえ、ドキュメントが印刷できる複合機、プリンターは相変わらず重要な設備として、オフィス内の地位を占めています。その日常業務に不可欠な複合機やプリンターには当然、維持や稼働の費用がかかります。

さらにインク・トナー代、用紙代、保守費、電気料金、管理するスタッフの人件費…なども含めると、そのコストは無視できないものです。隠れたコストセンターとなっているかもしれないこの費用、把握できていますか?今こそ、ムダなコストに“メス”を入れる時かもしれません。 続きを読む