どうする?マイナンバー収集、領収書のスキャナ保存…マイナンバー制度・税制改正施行直前対策セミナー動画レポート2015

マイナンバー制度・税制改正施行直前対策セミナーレポートマイナンバー制度の施行や新たな税制のスタートの時期が近づいています。そんな中、現場の担当者たちは、どのようにマイナンバーを収集するか?領収書スキャンを効率化するには?…というようなお悩みを抱えていることでしょう。そこで、こうした課題を持つ企業向けに2015年8月28日、株式会社シーイーシー 恵比寿セミナールームにて『ここを押さえれば安心!e文書法からマイナンバー対応まで徹底解説!』と題されたセミナーが開催されました。その中から、注目したい内容を4つの動画でご紹介します。 続きを読む

「二要素認証」のすすめ~安全にPCにログインするための基礎知識

「二要素認証」のすすめ~安全にPCにログインするための基礎知識企業のITを狙った犯罪が深刻化しています。大手企業だけではなく、中小企業や多くの官公庁、地方公共団体も被害に遭っていることから、あらゆる企業・団体は対策が不可欠。そのような中、総務省などの企業も推奨しているのが「二要素認証」などの多要素認証によるPCへのログイン(ログオン)です。今回は、多要素認証や二段階認証など、ID・パスワード以外でPCを…ひいては、企業の貴重な情報を守るための方法について学んでいきましょう。
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「第10回 オフィスセキュリティ EXPO」フォトレポート~マイナンバーと文書電子化の関係

2015年7月8日(水)から10日(金)の3日間にわたり、東京ビッグサイト(東京都・江東区)で、「総務・人事ワールド2015」が開催。その中の1つとして「第10回 オフィスセキュリティ EXPO」が開催されました。大規模な情報漏えい事件が度々起きている昨今、情報セキュリティ対策の見直しを検討している企業も多いことでしょう。そしてさらに2015年10月からはマイナンバーの通知が始まります。今回は、こうした動向を踏まえたセミナーの様子と展示について写真とともにレポートします。 続きを読む

「第4回 IoT/M2M展」フォトレポート~“紙の操作”をインターネット経由で一元管理する理由

IoT/M2M展2015年5月13日(水)から15日(金)の3日間にわたり、東京ビッグサイト(東京都・江東区)で「第4回 IoT/M2M展」が開催されました。IoTとは「モノのインターネット(Internet of Things)」を指す言葉。その中でも、複合機による“紙の操作”ログをインターネット経由で一元的に管理する技術に注目。IoTの考え方が、紙経由での情報漏えい対策にどう活かされるのか、その展示の模様とともに紹介します。 続きを読む

ワークスタイル変革とコンビニプリント~社外で「紙資料」を安全に印刷するには?2つのケーススタディ


ワークスタイル変革と紙資料の印刷・プリント外で1日の勤務時間の多くを過ごす人々が増えています。いわゆる、ワークスタイル変革の波がビジネスの現場に訪れています。その現場を見ると、意外にも「紙資料」がまだ必要との声があるのと同時に、「どこで印刷するか」が1つの新たな課題として浮かび上がってきました。今回は、2つのケーススタディでご紹介します。
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文書電子化の基本と最新事情…規制緩和で領収書も“スキャナー保存”可の時代へ

紙文書の電子化に欠かせない「スキャナー」。2005年のe-文書法文書の電子化施行以来、企業の業務効率化やペーパーレス化に大きく貢献してきました。しかし一方で、国税関係の帳簿・書類(領収書等)は制限が多く、あまり電子化が進んでいない分野でした。この分野も2015年1月、電子帳簿保存法の規制緩和でスキャナー保存対象の幅が大きく広がりました。企業の文書電子化はさらに促進しそうな気配が漂っています。そこで今回は、文書電子化の基本をご紹介するとともに、電子帳簿保存法の規制緩和についてまとめました。 続きを読む

「またか…」コピー機・プリンターの順番待ちでの苦情、なんて答える?印刷における業務効率化とコスト削減のヒント

文書の電子化やペーパーレス化が進んでいるとはいえ、日常の業務の中で「紙」を使わない日はありません。未だにオフィスにコピー機やプリンターは必要不可欠なものでしょう。しかし、コピー機やプリンターの“交通整理”ができていないと、利用者の待ち時間が長くなり、社内から苦情が出ることも。そこで今回は、コピーやプリンターの順番待ちの苦情とどう向き合うか考えてみましょう。印刷コスト削減にも関わってくる話題です。

プリントやコピー待ちの時間が長いと苦情を言われる総務部門印刷が業務効率化の妨げにならないために、今すぐできる工夫

「プリント待ちの時間が長いのだけれど…」
「コピー、急いでいるんだけれど、全然空かない…」
今や全従業員がPCを使用して文書を作成する時代。プリンターから出力される文書も必然的に増え、プリントアウトの待ち時間も発生してきます。また、打ち合わせ資料として未だに紙媒体は便利と考える人も多く、コピー機は年中フル稼働。デジタル化は進むのに印刷量は増え、印刷待ちで苦情が出る、あるいはストレスに感じる従業員がいる…という状況は好ましい業務環境ではありません。では、総務部門に苦情や相談が寄せられた場合、どうすればよいのでしょうか? 続きを読む

OA機器の消費電力を抑える10の方法!印刷コストもこうして削減

情報化が進んだ最近のオフィス環境では、PCをはじめ、数多くのOA機器が同時に稼働しています。その電力消費量はオフィス全体の約2割とも言われています(詳細は後述)。そこで今回は、総務部門が考えるべき省電力化と電気料金の削減方法について10の方法をご紹介します。

OA機器の消費電力は2割以上を占めている

社内のOA機器の電力消費量抑制と言うと、「それは情シスが消費電力の少ないIT機器を導入すれば…」と考える方もいらっしゃるかもしれません。もちろん、それも重要なことですが、総務部門にとっても無関係ではないことばかりです。

経済産業省の2014年度「冬季の節電メニュー」では、オフィスビルにおいて、その8割を占める空調(28%)、照明(33%)、OA機器(パソコン、コピー機等…21%)の3つの節電が重要と指摘しています。その内訳を見ると次のようになっていることが分かります。

出典:資源エネルギー庁推計

出典:資源エネルギー庁推計

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業界ウソホント…メーカーが混在していると「認証印刷」ソリューションは使えない?

複合機やプリンターがないオフィス…というのは、なかなか考えられません。社内を見渡すと、複数の複合機やプリンターがあるのは一般的かと思いますが、それらすべて同じメーカーのものでしょうか。セキュリティ強化策の一環としてICカード等による「認証印刷」の普及が進む今、多くのメーカーの製品が混在することはデメリットになるのでしょうか?

「認証印刷」と複合機・プリンターメーカーとの関係は?

マルチメーカーと認証印刷これまで情報漏えいの盲点となりがちだった紙媒体。ICカードを用いて認証しないと文書が印刷できないようにしたり、「誰が、いつ、何を印刷したのか」というログを取得したりする「認証印刷」の仕組みを構築することは、情報漏えい対策として有効です。

「今や企業にとって、認証印刷の仕組み作りは、セキュリティ強化と印刷コスト抑制施策の一環として欠かせない。認証印刷の仕組み作りに着手しなければ!」 続きを読む