【働き方改革】増え続ける自治体業務。RPAでどこまで効率化できる?


【働き方改革】増え続ける自治体業務。RPAでどこまで効率化できる?少子高齢化など社会環境の変化や、地方創生、国・都道県からの権限移譲といった政策により、行政に求められるサービスが多様化しています。また、地震や水害などの自然災害で緊急の対応を迫られるケースも多発し、自治体の業務は増加する一方です。しかし、人口減少や市町村合併の影響を受けて、十分な要員を確保できず、人手不足が深刻化している自治体も多いのが実情です。
こうした中、RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)を導入して業務の効率化につなげる自治体が出てきています。RPAはパソコンでのキーボードやマウス操作をロボットにより自動化する技術で、人手不足の解消につながる仮想労働者として期待されています。
今回は、RPAを活用して業務改革に成功した自治体の例をご紹介します。

自治体に注目されるRPA!「ふるさと納税」業務でPC作業ゼロの試みも

自治体の業務には、さまざまな事務手続き業務など、作業内容や手順が決まっている定型業務が多数あり、その中にはパソコンを使う単純作業が多く含まれます。人手不足に悩む多くの自治体では、こうした定型業務に忙殺され、住民サービスの向上や行政課題の解決といった付加価値の高い非定型業務に割り当てる時間が圧迫されています。

RPAはパソコン上で行う定型作業の自動化を得意とします。そのため、RPAを活用して、従来は人が行っていたパソコンでの作業をすべて自動化し、自治体の業務を劇的に効率化することも夢ではありません。

ふるさと納税業務を行うパソコンにRPAを導入し、職員がパソコンで作業する時間を削減する試みを始めた自治体もあります。ふるさと納税関連の業務フローは、インターネット上の管理サイトにアクセス、寄附受付データをダウンロード、行政業務支援システムにデータをアップロード、メールの転送、帳票の印刷と、パソコンを使う単純作業が中心です。また、多くの自治体で寄附申し込みが12月に集中する傾向があり、時間外勤務など職員にかかる負荷や、疲労による作業ミスが課題になりがちです。RPAは夜間・休日を問わず処理が可能で、一定の手順で正確に作業を行えるため、ふるさと納税業務の効率化にうってつけなのです。

パソコンでの一連の業務をすべて自動化できれば、職員が実際に行う作業は、寄附金受領証明書やお礼状の封入発送、注文書のファクス送信だけとなります。当然、時間外勤務や端末の操作ミスといった従来の課題も解消され、大幅な業務時間の短縮を達成することができます。空いた時間を、より付加価値の高い政策的な業務に割り当てることができるため、職員数の減少に悩んでいる自治体でも、定型業務から非定型業務へと要員を適切に再配分することが可能なのです。

RPAを活用した自治体の取り組みは全国で広がっており、ほかにも時間外勤務手当の計算業務や住民票異動業務などさまざまな業務への適用例が登場しています。いずれも、作業時間の短縮や、職員の負担軽減、作業ミスの削減といった成果を収めており、活用範囲の拡大に前向きな姿勢を示している自治体が多いようです。
このように、自治体業務にRPAを導入する動きは、今後ますます加速していくことでしょう。

RPAは幅広い業務に適用可能。スモールスタートからの拡大がスムーズ

RPAはあらかじめ定められた手順に従い自動的に処理を行うため、パソコンを用いた定型業務やルーティン業務への適用に向いています。とりわけ簡易なプログラミングを用いる「開発型」のRPAでは、柔軟なカスタマイズが可能で、今までは自動化は難しいと考えていた複雑な業務にも対応できます。

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今回ご紹介したふるさと納税業務のほかにも、幅広い自治体業務への利用が可能です。
例えば、以下のような業務への適用が考えられます。

・ふるさと納税業務
・時間外勤務手当の計算業務
・住民票異動業務
・自治体サイトの更新業務
・省庁公開情報収集、レポート作成業務
・各種チェック業務
・職員の超過勤務対象者抽出、通知業務
・メールによる窓口受付業務
・「住民の声」問い合わせ振り分け業務

導入にあたっては、業務を限定してスタートし、徐々に活用範囲を拡大していくとスムーズに推進できます。まずは実際に利用してみることでRPAの特徴を把握でき、現状の課題に合う活用方法の具体化が可能だからです。多くのシーンでRPAを活用することが、導入効果の最大化につながります。

例えば、ふるさと納税のワンストップ申請で出された申請書をOCRでテキスト変換し、申請書と一緒に出された本人確認書類(免許証や個人番号など)との突合までは職員が行い、その後のデータ入力はRPAが行うなどの活用シーンも想定されます。

RPAによる業務の自動化は、単純作業の多い定型業務から付加価値の高い非定型業務へと、職員の働き方改革を促し、行政サービスの向上に貢献します。自治体の業務量が増加の一途をたどり、職員の負担が増す中、マンパワー不足の打開策として注目の集まっているソリューションです。
ご興味をお持ちの方はお気軽にお問い合わせください。

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