テレワーク環境で「どうしても紙が必要」なら?オフィスに戻らず、いつでもどこでもプリントする方法

テレワーク環境で「どうしても紙が必要」なら?オフィスに戻らず、いつでもどこでもプリントする方法ワークスタイル変革の一環として、テレワークを活用する企業や自治体が増えています。多様な働き方の実現を支援するテレワークですが、意外な問題点も指摘されています。その1つが、書類のプリントアウト。商談や打ち合わせの際に、「紙」というアナログメディアが未だに役立つという経験がある方も多いことでしょう。そこで今回は、テレワーク時代の「印刷」について考えてみましょう。

テレワーク導入企業が増加、適用される職種も広がっている

テレワークが今、改めて注目を集めています。その背景には、いくつかの理由があります。その1つは、いわゆるワークスタイル変革に向けたアプローチとして。少子高齢化社会が進み労働力人口の減少が指摘される中、スタッフの確保や女性の活用などが大きな課題となっています。これまで業務に関する知識を持ち、教育してきた従業員が、育児や介護などの理由から離職せざるを得ないケースは多々ありました。「家から会社までの移動」というのがネックとなってきたわけですが、テレワークはこの問題を解決することができます。

2つ目は、大規模な災害が度々発生したこと。物理的に出社できない環境で業務を継続する必要性とその備えが必要であることが認識されるようになりました。

3つ目としては、これは1つ目の理由に近いのですが、人材不足により売り手市場となっていること。優秀な人材を集めるためには労働環境の改善もまた必要となります。そのためにも、テレワークなどを活用した多様な働き方を認めるケースが増えているのです。

4つ目は、営業担当者やサポート担当者など、社外で過ごす時間が長い従業員がより効率的に働くため。例えば営業担当者の場合、直行直帰できる環境があればその分、商談数は増えることでしょう。そのためにも、社外からも社内にいるように情報が共有できたり、報告できたりする環境が求められます。

そして、これらの要請を受けられるだけのIT技術が発達したことが、テレワークの実現に貢献しています。ネットワークの高速化やコンピューターの処理速度の向上、さらにはセキュリティの技術も進歩してきています。

事実、総務省が公開している「平成27年通信利用動向調査ポイント」を見ると、テレワークの導入企業がから2015年末(平成27年末)にかけて伸びていることがわかります。そして、上記のような背景から、今後もこの傾向は続くものと推測されます。

テレワークの導入状況:テレワーク導入企業の 割合は年々上昇

出典:総務省 平成27年通信利用動向調査ポイントより引用

テレワーク環境で、紙書類の印刷が必要になった場合はどうする?

多くの企業が導入すると考えられるテレワークですが、「こんな場合に困った」という課題が明らかになってきました。それは“書類のプリントアウト”です。テレワーク環境の多くは、デジタルデータで対応することができることでしょう。しかし、お客様先やパートナー企業との商談や打ち合わせなど、プロジェクターで画面を共有することはできても、未だに多くのシーンで「紙媒体」が求められるケースはよくあります。手元でじっくり見ることができる、複数人数で同時に見て書き込むことができる紙資料は意外に便利で、今後も完全になくなるということは考えにくいでしょう。例えば次のようなケースがあります。

・コンビニエンスストアでの証明書交付
住民票や印鑑登録証明書、各種税証明書など、公的書類が、マイナンバーカードなどを利用することでコンビニエンスストアで取得できるようになりました。ビジネス上でも、こうした紙媒体を揃えて公的機関などに届け出を行う場合がありますが、全国どこにでもあるコンビニで証明書が取得できる便利な環境が作られています。

・商談の場で
提案書や商品資料など、その場でお客様に書き込んでもらいながら使える点も便利。

・見積書や請求書など帳票
帳票類を直接お客様にお持ちする場合。必要な項目を書き込み、お客様記載項目のみ空けて渡すというケースも多いことでしょう。

・MRや金融・保険外交員の書類
契約の際に押印が必要な書類があります。お客様に記載して判子を押してもらう場合には、紙媒体を持参していくことになるでしょう。

・印刷物(パンフレットやチラシ)、データ入力のチェック
最終的に印刷物になるものは紙の状態で確認すべきです。関係者が紙の状態で持ち寄り、修正点を書き込んだりするのに紙媒体は必要でしょう。
また、データ入力などの確認は紙に印刷して行うケースが多くあります。「紙媒体の方がディスプレーより理解できる」という研究報告もあります※。「書類をチェックする時に画面よりも紙の方が集中できる」のは、本当かもしれません。
※トッパン・フォームズ社調べ2013年7月23日 http://www.toppan-f.co.jp/news/2013/0723.html

参考記事:ワークスタイル変革とコンビニプリント~社外で「紙資料」を安全に印刷するには?2つのケーススタディ

しかし、テレワーク環境など、どこで仕事をしていても商談の場に紙資料を印刷して持ち込むにはいくつかの問題点があります。

プリンターの問題
PCを持ち歩いていたとしても、紙資料が必要なときに印刷はどこで行うのかが課題となります。一度自社に立ち寄りプリントアウトするのでは、時間に無駄が生じてしまいテレワークの利点を活かせないかもしれません。

セキュリティの問題
情報漏えい経路のうち、最も多いのは紙媒体という調査結果があります。そのため今、多くの企業では、認証印刷を採用してプリンターの利用者を管理したり、プリンターで誰がどのような資料を印刷したのか、そのログを残したりしています。このようなセキュリティ機能が働きにくくなってしまいます。
参考記事:情報漏えい経路の盲点に要注意!“ここ”が最も注力すべきだった

コンビニエンスストアの複合機、プリントサービスの場合の問題点
USBメモリなどにデータを移すことでコンビニエンスストアや街中のプリントサービスを利用できるかもしれません。しかし、データをUSBメモリに移して持ち歩くことはセキュリティ上リスクが大きいですし、そもそもPC上でUSBメモリへのコピーを制限されている場合もあります。

一方、ネットワーク経由でデータを送信してコンビニエンスストアで印刷する方法もありますが、「ビジネス用途に対応していること」や「特定のコンビニエンスストアだけではなく、複数のコンビニエンスストアで印刷できること」も重要なポイントとなります。

サテライトオフィスや公共施設等での印刷の問題
企業であればサテライトオフィスや出張先の支社や支店で、自治体等であれば公共施設などで印刷するという方法もあります。しかし、それには共通のプリンタドライバーが入っていることや、認証、印刷のログを残せることといった課題をクリアする必要があります。

――このように考えると、最も可能性の高いのが、コンビニエンスストア、サテライトオフィスや公共施設等での印刷です。しかし、これら施設での印刷を実現するためには、セキュリティが最も大きな課題となることは明らかです。

この課題を解決できるのは、在宅や外出先、どのような環境で働いていても、「印刷」ボタンを押すと、コンビニ、サテライトオフィス、公共機関…などで、簡単かつ安全に印刷できて、誰が・いつ・どこで印刷したのか履歴も残せるような仕組みです。まるで、「印刷をクラウド化」したような、いつでもどこで、セキュアに印刷できる仕組みと言い換えることもできるかもしれません。実際すでにこのような印刷ソリューションは登場して、利用する企業や官公庁・自治体も増えつつあるようです。テレワークを本格導入する際には、「印刷」の課題も合わせて解決する方法をぜひ、知っておいてはいかがでしょうか。

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▲テレワーク環境での印刷課題解決イメージ ※画像は「SecurePrint!のコンビニプリントサービス」活用の場合

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