ムダ印刷のコストは年間900万円!? 社内の印刷コストを試算してみました


日々、オフィスでは膨大なドキュメントが複合機やプリンターで印刷されています。しかし、印刷すれば当然発生するコスト。意外に見落としがちですが、1枚1枚は少額でも積み重なるとどうなるのでしょうか…。今回は、オフィスの印刷物にかかるコストと費用削減の方法について考えました。

塵もムダ印刷も積もると大きい…積もれば…ミスプリントも全社的には大きなコストに!

文書等の電子化が進んでいるとはいえ、ドキュメントが印刷できる複合機、プリンターは相変わらず重要な設備として、オフィス内の地位を占めています。その日常業務に不可欠な複合機やプリンターには当然、維持や稼働の費用がかかります。

さらにインク・トナー代、用紙代、保守費、電気料金、管理するスタッフの人件費…なども含めると、そのコストは無視できないものです。隠れたコストセンターとなっているかもしれないこの費用、把握できていますか?今こそ、ムダなコストに“メス”を入れる時かもしれません。

では、具体的にはどのような使い方がムダなコストを生んでいるのでしょうか。その最たる例がミスプリントです。仕方のない部分はありますが、例え誤操作だったとしても、コストはかかります。ページ数の多い紙の資料ともなれば、それだけトナーも用紙も使用されますので、部数が多かったり、刷り直しが重なったりすれば、その費用もかさみます。まずはこの、ミスプリント減少に努めること、プリンターのコストを下げる一つの手段になると言えるでしょう。

またよくあるのが「とりあえず印刷」。簡単に言えば、プリントアウトが必須ではない文書でも「後で読もう」「役立つかも」と安易に印刷したり、「念のために」と必要以上の部数で余分な資料を印刷してしまったり…。こうした習慣が、ムダな印刷を増やし、印刷コスト増加の一因となっているという現実があります。一説によると「ミスプリント」や「とりあえず印刷」などムダなプリントアウトは全体の約5分の1にまで上るとか。その真偽はともかく、心当たりのある企業も多いのではないでしょうか。

印刷コストを試算!なんと900万円ものムダが!?

ムダ印刷コストを試算さてそれでは、よりわかりやすくするために、モデルを使って実際の印刷コストをシミュレーションしてみましょう。

ここでは、従業員は100人の企業A社の場合として考えます。実際に印刷する費用としては、モノクロ1枚(A4用紙)あたり8円、カラー1枚あたり60円のコストがかかり、1人1日モノクロで10枚、カラーで5枚、プリントミスやムダな印刷、とりあえず印刷をしているとしましょう。(今回は電気料金・廃棄にかかる費用等は含めずに試算しています。)

上記の条件で計算すると、ムダな印刷コストは、

 [8円×10枚]+[60円×5枚]=380円/1人・1日

となります。

A社は従業員数は100人ですので、全社では38,000円/1日というムダな印刷コストが発生している計算になります。ここだけ見れば、それほど大きな金額ではないように思われるかもしれません。

しかし、これを月間、年間に直すとどうでしょうか、月間20日稼働するとすれば、「76万円/1か月」。年間で240日稼働するとすれば「912万円/1年」の、完全にムダなコストが発生していることになります。

実際には、この試算とは異なり、枚数が多い場合も少ない場合もあるでしょう。しかし重要なのは、こうしたことを試算し具体的に検討することであり、ムダなプリントアウトにどのくらいのコストがかかっているのかを把握することです。

例えば500人規模の会社であれば4,500万円の年間のコスト、1,000人規模の会社であれば9,120万円ものムダなプリンターのコストが発生していることがわかります。また、「よく印刷物を使う」という企業の場合、ムダも多いものと考えられますので、同じ100人という規模の企業でも、上記の試算の数倍もの金額に達するかもしれません。

ムダ印刷削減には“仕組み”の活用も一手

繰り返しになりますが、具体的な金額として示すことで、プリンタコストのムダがはっきり理解できることでしょう。まずは実際に調査をしてみて、どのくらいのコストがかかっているのかを把握することは、長い目で見て決してムダなことではないはずです。こうしたムダが把握できてこそ、どのようにこのコストを削減すればいいのか対策が立てられるのです。

このムダの抑制策として、最も初めに始めるべきことは、社内への意識の徹底でしょう。ムダ印刷の試算を社内で共有して、目標を設定して取り組むというのも一案です。しかし、こうした対策だとやがて意識が薄れてしまったり、「自分くらいならばいいだろう」と考える人が現れたりしかねません。

一つの有効な施策としては、複合機やプリンター側でムダ印刷を押ムダ印刷のコストを削減しようさえる“仕組み”を持つことが挙げられます。例えば、印刷管理システムを活用し、複合機/プリンター側で社員のICカードによる認証を行うシステムもあります。このシステムを活用すると、誰が、いつ、なにを、どれだけ印刷したのか把握することができますので、“とりあえず印刷”等の抑止効果もありますし、印刷に慎重になることでムダな印刷枚数を削減することができることでしょう。

企業の規模や印刷枚数によりますが、こうした“仕組み”を使うことは、印刷コスト削減に効果的です。まずは、自社のプリント状況を把握することからスタートしてみてはいかがでしょうか。

▼関連製品
ムダ印刷、放置印刷を防ぎ、印刷コストを削減するなら …… SmartSESAME SecurePrint!(セキュアプリント)
自治体 セキュリティ対策 調査レポート ダウンロード 「セキュリティー ハンドブック2016」ダウンロードページへ FinTech 金融 セキュリティ対策 ダウンロード PCログオン 詳細ページへ 文書電子化ハンドブック ダンロードページへ 情報セキュリティ対策ハンドブック ダウンロード