ワークスタイル変革とコンビニプリント~社外で「紙資料」を安全に印刷するには?2つのケーススタディ


ワークスタイル変革と紙資料の印刷・プリント外で1日の勤務時間の多くを過ごす人々が増えています。いわゆる、ワークスタイル変革の波がビジネスの現場に訪れています。その現場を見ると、意外にも「紙資料」がまだ必要との声があるのと同時に、「どこで印刷するか」が1つの新たな課題として浮かび上がってきました。今回は、2つのケーススタディでご紹介します。

社外で紙文書のプリントが必要になる背景

今回、新たなワークスタイルに取り組んでいるとして取り上げるのは下記の2名。

A氏:IT企業の営業マン。顧客は近隣県にまたがるまで幅広く、1日中外出することも多い。

B氏:医薬品メーカーのMR。受け持ちの病院を回る日々。日中に社内にいることが少ない。

では、この2人がどのような働き方をしているのか、そして「紙」が必要となる理由、そしてどのようなプリントの方法を求めているかについて見ていきましょう。

 

 A氏(IT企業の営業マン):「紙で見せてよ」と言われる…

Before:紙資料がまだ役立っている現状

ワークスタイル変革と紙資料の印刷・プリント企業のニーズに即したITソリューションの企画・提案、販売を行っている営業マンのA氏。客先に直行・直帰することも多く、業務の効率化を考えると、昨今のワークスタイル変革の流れは大歓迎です。移動時間中にスマートデバイスで商談の結果をSFAに入力したり、隙間時間にカフェなどで資料に手を入れるなど軽作業を行ったりできるのは便利なことです。客先にあらかじめ資料をメールで送っておき、打ち合わせは各自のデバイスで行うことも増えてきました。また、タブレットによる動画等でのプレゼンも時には効果を発揮しています。

しかし、必ずしもペーパーレスの打ち合わせが歓迎されているわけではありません。

「各社との比較情報を紙で見やすいように資料を用意してほしい」
「部長も打ち合わせに参加するので、情報共有しやすいように紙を用意してほしい」
「紙の方が企画内容を理解しやすい」
というような理由から、紙資料の用意を求められることも少なくありません。

そこで、A氏は紙資料を用意することになるのですが、資料をプリントアウトするためには自社に戻る必要があります。外部で出力もできますが、営業秘密情報を含む内容だとセキュリティも心配です。

また、ほかにもA氏としては、
「最新版の提案書や資料を、クライアント先に行く直前に印刷したい」
「見積書の修正を電話で依頼し、商談に行く途中に最新版の見積書を持って行きたい」
というような、業務を効率化したいという課題も持っています

せっかくワークスタイル変革の流れが来ているのに、「紙」に足を引っ張られるのは困る…と考えているA氏でした。

 

B氏(MR):「その資料もらえる?」と言われた時に…

Before:その場で渡せる資料がほしい

ワークスタイル変革と印刷・プリントMRのB氏。担当している病院の医師に対して自社の薬剤を紹介し、販売につなげるのが主な仕事です。医師と対話する際には、関連分野の最新動向や知識、過去の情報、学会の情報など、多くの情報が必要となります。
このような情報を持ち運ぶとなると大量となることから、昨今、現場でタブレット端末の活用が進んでいます。B氏も、医師との対話の際に、必要な資料やサイトがすぐに表示できるような状態にして、タブレットを活用しています。また、インパクトを考えた場合にも、動画などを活用できるタブレットは有効と感じています。

しかし、医師に資料を見せている際に「その資料もらえる?」と要望があった時に、後からメールで送っても反応が得られないということも少なくありません。他のメールや売り込みのメールに埋もれてしまう可能性もあるからです。

「この資料は、どの医師に役立つか」というのが現場の経験からわかってきているのですが、紙資料を準備するために帰社する時間はありません。出先で印刷できればよいのですが、USBメモリ等の利用はセキュリティポリシー上禁じられていて、社外での印刷も難しい状態。

そこで、まずはハンディプリントを用意して、その場で印刷することから取り組みました。しかし、少し長めのレポートや論文の印刷、画像が多い資料を印刷することが多いため、トナーの予備を用意する必要がありました。また、「時間がない」という医師にプリントの間待ってもらわなければならず、すぐに資料を渡すことが難しい場合も。病院に行く直前や、病院の近辺で簡単に印刷できる環境がほしい…とB氏は考えていました。

どこでもプリントできる環境を確保するには、実はコンビニが適任

これまで2人の課題を見てきました。それぞれ、場所を選ばずに、必要な時に必要な書類プリントできる環境がほしいということがわかりました。

確かに、街中にはUSBメモリなどでデータを持ち込めば簡易にプリントを行ってくれる印刷会社もありますが、どの地域にでもあるわけではありません。また、あらかじめ登録しておくことで、コンビニエンスストアでプリントできるサービスもありますが、特定のコンビニでしか対応していません。

あらゆる地域にあり、自社で印刷するように手軽に印刷できる場所がほしい…と考えた時に、「複数のコンビニエンスストアで利用できるプリントサービス」があれば、それは大いに活用できるはずです。

また、これまでUSBメモリやスマートデバイスで接続して印刷できるサービスもありましたが、USBメモリ等が使えない企業も少なくありません。

例えば、こんな仕組みならどうでしょうか?

社内のネットワーク上に書類をアップしておく。これらの書類が、最寄のコンビニでセキュアに印刷できる。

中には「いや、コンビニで印刷するのは、セキュリティ上、危険なのではないか?」と考える方もいるかもしれません。しかし、認証印刷や安全なネットワークを活用した、セキュリティを確保する仕組みがすでに現実のものになっているのです。

つまり、A氏とB氏は、下記のようなサービスを利用できる時代となっているのです。
・セキュアな環境(USBメモリ等に依存しない)
・クライアント先に行く途中など、場所を選ばない
・クラウド上にある文書などを用意に印刷できる
・コンビニ多店舗で利用できる

そしてこのようなサービスを活用することで、2人は下記のように課題を解決できるようになることでしょう。

・A氏は、社外にいながら最新の見積書や提案書を商談に持って行ける
・B氏は、最新動向などの資料を手軽に印刷して、医師に渡せるようになる

今後、このようなサービスを「知っているか知らないか」で、ワークスタイル変革にも大きな差がつくことでしょう。

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